تحديث لإدارة سجلات وزارة البحرية لعام 2023
تقدم وزارة البحرية (DON) تطبيق إدارة السجلات المعدل لعام 2023، الذي يعتبر النسخة المحمولة من دورة التدريب الإلزامية الخاصة بإدارة سجلات الوزارة. يهدف هذا التدريب السنوي القائم على التطبيق إلى تزويد الموظفين بإرشادات وممارسات إدارة السجلات وفقًا للوائح الفيدرالية. يساعد هذا التطبيق المستخدمين على فهم الطرق العامة للاحتفاظ بالسجلات، ودورة حياة السجلات، والتخلص منها، والسجلات الأساسية، والسجلات الإلكترونية، وسجلات كبار القادة، والمعلومات ذات الصلة. بشكل خاص، سيساعد التطبيق المستخدمين على فهم مسؤولياتهم بشأن السجلات التي تقع على عاتقهم.
المسؤوليات المتعلقة بإدارة السجلات
تتضمن بعض المسؤوليات التي يجب على الموظفين الالتزام بها ما يلي:
- معرفة سياسات وإجراءات إدارة السجلات الخاصة بالوكالة.
- مراجعة خطة ملفات المكتب وتحديد المواد التي تقع ضمن مسؤوليتك للحفاظ عليها.
- اتّباع إرشادات الاحتفاظ والتخلص المحددة في جدول السجلات.
- إبلاغ مدير السجلات لديك بأي تناقضات أو تحديثات مطلوبة على خطة الملفات.
- فهم أنك قد تكون مسؤولاً قانونياً إذا لم تتم إدارة السجلات بشكل صحيح.
تحقق من إكمال الدورة
بعد انتهاء الدورة، يمكن إرسال إتمام الدورة عبر البريد الإلكتروني إلى نظام إدارة التدريب والتخطيط البحري (NTMPS) ليتم عرضها في ملف التدريب الإلكتروني (ETJ).
ينبغي على المستخدمين الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني لشهادات إتمام الدورة حتى يتم تأكيد نشرها بنجاح في ملفهم الإلكتروني أو نظام إدارة التدريب البحري (FLTMPS). إذا لم يظهر الإتمام في ETJ أو FLTMPS بعد 72 ساعة، يُفضل أن يقوم المستخدم بإرسال نسخة من البريد الإلكتروني إلى المشرف الخاص به أو منسق FLTMPS/نقطة الاتصال التدريبية كإثبات للإتمام. إذا لزم الأمر، يمكن لمنسق FLTMPS تسجيل إتمام الدورة يدويًا باستخدام نموذج إتمام حدث التعلم في FLTMPS.